Privacyverklaring volgens de AVG

Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026

I. Naam en adres van de verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), andere nationale wetten inzake gegevensbescherming van de lidstaten en overige bepalingen inzake gegevensbescherming is:

LINEAR GmbH
Im Süsterfeld 20
52072 Aachen
Duitsland
Tel.: +49 241 8898010
E-mail: dsb@~@linear.eu
Website: www.linear.eu
Contactpersoon in de directie: Jürgen Frantzen

Naam en adres van de functionaris voor gegevensbescherming

De functionaris voor gegevensbescherming van de verwerkingsverantwoordelijke is:

Dipl.-Ing. Dragan Stanković
ido stanković
Lütticher Straße 7
52064 Aachen
Duitsland
Tel.: +49 241 5903360
E-mail: info@~@ido-stankovic.de
Website: www.ido-stankovic.de

II. Algemene informatie over de gegevensverwerking

1. Omvang van de verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is om een functionerende website, onze content en diensten aan te bieden en met u te communiceren, een wettelijke bepaling dit toestaat of u toestemming hebt gegeven.

2. Rechtsgronden

Voor zover wij toestemming vragen, is art. 6 lid 1 sub a AVG de rechtsgrond. Is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor precontractuele maatregelen, dan is art. 6 lid 1 sub b AVG de rechtsgrond. Is zij noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, dan is art. 6 lid 1 sub c AVG de rechtsgrond. Is zij noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde en wegen uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden niet zwaarder, dan is art. 6 lid 1 sub f AVG de rechtsgrond.

Het opslaan van informatie op uw apparaat of de toegang tot daar reeds opgeslagen informatie (bijvoorbeeld cookies) vindt op grond van § 25 lid 1 van de Duitse wet inzake gegevensbescherming bij telecommunicatie en digitale diensten (TDDDG) alleen plaats met uw toestemming, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor het leveren van een door u uitdrukkelijk gevraagde dienst (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG).

3. Ontvangers en verwerkers

Binnen ons bedrijf hebben alleen de afdelingen toegang tot uw gegevens die deze nodig hebben voor de betreffende doeleinden. Voor het beheer van onze website en systemen maken wij gebruik van dienstverleners die gegevens in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken (verwerkers in de zin van art. 28 AVG). Dienstverleners die voor afzonderlijke verwerkingen van bijzonder belang zijn, noemen wij in de betreffende paragrafen.

4. Doorgifte naar derde landen

Voor zover wij gegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit alleen als er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat (art. 45 AVG) of passende waarborgen aanwezig zijn, met name EU-modelcontractbepalingen (art. 46 lid 2 sub c AVG). Voor de VS bestaat een adequaatheidsbesluit voor bedrijven die gecertificeerd zijn onder het EU-US Data Privacy Framework. Details vermelden wij in de betreffende paragrafen.

5. Verwijdering van gegevens en bewaartermijn

Wij verwijderen persoonsgegevens of beperken de verwerking ervan zodra het doel van de opslag vervalt. Langere opslag vindt alleen plaats voor zover wettelijke bewaarplichten bestaan (bijvoorbeeld op grond van handels- en belastingrecht) of de gegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

III. Beschikbaarstelling van de website en aanmaak van logbestanden

1. Beschrijving en omvang van de gegevensverwerking

Bij elk bezoek aan onze website registreert de webserver automatisch informatie die uw browser doorgeeft:

• IP-adres van het opvragende apparaat
• datum en tijd van de toegang
• opgevraagde pagina of bestand
• website van waaruit de toegang plaatsvindt (referrer)
• browsertype en -versie, besturingssysteem

Deze gegevens worden opgeslagen in logbestanden. Ze worden niet samengevoegd met andere persoonsgegevens. Onze website wordt beheerd door een hostingprovider die als verwerker optreedt.

2. Rechtsgrond en doel

De tijdelijke verwerking van het IP-adres is noodzakelijk om de website aan uw apparaat te leveren. De logbestanden dienen de werking, stabiliteit en beveiliging van onze systemen. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG; in deze doeleinden ligt ons gerechtvaardigd belang. De gegevens worden niet voor marketingdoeleinden geanalyseerd.

3. Bewaartermijn

Gegevens voor het leveren van de website worden na afloop van de sessie verwijderd. Logbestanden worden uiterlijk na zeven dagen verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat ze niet meer aan een apparaat kunnen worden gekoppeld.

4. Recht van bezwaar

Het registreren van deze gegevens is strikt noodzakelijk voor het beheer van de website. Er bestaat daarom geen mogelijkheid tot bezwaar tegen de verwerking in het kader van het leveren van de website.

IV. Cookies en toestemmingsbeheer

1. Beschrijving en omvang

Cookies zijn kleine tekstbestanden die in de browser van uw apparaat worden opgeslagen. Wij gebruiken technisch noodzakelijke cookies zonder welke sommige functies van onze website niet kunnen worden aangeboden, bijvoorbeeld voor taalinstellingen, inloggen en het downloaden van beveiligde bestanden, en om uw cookie-instellingen op te slaan. Daarnaast gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken voor analysedoeleinden, maar alleen als u toestemming hebt gegeven (zie paragraaf V).

Bij uw eerste bezoek aan onze website vraagt een banner om uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies en diensten. Uw keuze wordt in een cookie opgeslagen, zodat wij er bij latere bezoeken rekening mee kunnen houden.

Ingesloten content van derden, met name YouTube-video's, wordt eveneens pas na uw toestemming geladen (zie paragraaf V punt 7).

2. Rechtsgrond

Technisch noodzakelijke cookies plaatsen wij op grond van § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG en art. 6 lid 1 sub f AVG; ons gerechtvaardigd belang ligt in het gebruiksvriendelijk en veilig aanbieden van de website. Alle overige cookies en diensten gebruiken wij uitsluitend op grond van uw toestemming volgens § 25 lid 1 TDDDG en art. 6 lid 1 sub a AVG.

3. Bewaartermijn, intrekking en verwijdering

U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken of uw keuze wijzigen door de cookie-instellingen van onze website opnieuw te openen. Daarnaast kunt u cookies in uw browser op elk moment verwijderen of de opslag ervan beperken. Als noodzakelijke cookies worden uitgeschakeld, zijn mogelijk niet alle functies van de website beschikbaar.

V. Google Tag Manager, Google Analytics 4 en YouTube

1. Beschrijving en omvang

Wij gebruiken Google Tag Manager en Google Analytics 4 van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland ('Google').

Google Tag Manager is een tool waarmee wij meetcodes (tags) op onze website beheren. De tool plaatst zelf geen cookies en analyseert geen gebruiksgegevens. Bij het laden van de Tag Manager kan uw IP-adres echter aan Google worden doorgegeven.

Google Analytics 4 is een webanalysedienst waarmee wij het gebruik van onze website evalueren. Met uw toestemming worden daarbij met name de volgende gegevens verwerkt:

• bekeken pagina's en verblijfsduur
• interacties op de pagina's, bijvoorbeeld klikken, scrolldiepte, downloads en formuliergebruik
• geschatte locatie (land, regio, stad), afgeleid van het IP-adres
• technische informatie zoals browser, besturingssysteem, apparaattype en schermresolutie
• herkomst van uw bezoek (referrer, campagne)
• een willekeurig gegenereerde identificatiecode waarmee uw browser bij latere bezoeken kan worden herkend

Google Analytics 4 slaat geen volledige IP-adressen op. Google verwerkt de gegevens in onze opdracht als verwerker; met Google is een verwerkersovereenkomst gesloten.

2. Rechtsgrond

Google Analytics 4 gebruiken wij uitsluitend op grond van uw toestemming volgens § 25 lid 1 TDDDG en art. 6 lid 1 sub a AVG. Voor zover Google Tag Manager vóór uw toestemming wordt geladen om uw keuze in de cookiebanner uit te voeren, is de rechtsgrond art. 6 lid 1 sub f AVG; ons gerechtvaardigd belang ligt in het efficiënte en toestemmingsconforme beheer van de diensten op onze website.

3. Doel

De analyse helpt ons te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt, content en functies te verbeteren en het succes van ons aanbod te meten, bijvoorbeeld aanvragen van proefversies.

4. Doorgifte naar derde landen

Een doorgifte van gegevens aan Google LLC in de VS kan niet worden uitgesloten. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; voor de doorgifte bestaat daarmee een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

5. Bewaartermijn

Gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau in Google Analytics 4 worden uiterlijk na 14 maanden automatisch verwijderd. De cookies van Google Analytics worden maximaal twee jaar in uw browser opgeslagen, tenzij u ze eerder verwijdert.

6. Intrekking

U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken via de cookie-instellingen van onze website. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Google: https://policies.google.com/privacy.

7. YouTube-video's

Op sommige pagina's sluiten wij video's in van het platform YouTube, dat wordt beheerd door Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. De video's worden pas geladen als u toestemming hebt gegeven. Bij het laden worden met name uw IP-adres, de bezochte pagina en apparaat- en browserinformatie aan Google doorgegeven; Google kan cookies plaatsen en de gegevens aan uw Google-account koppelen als u daarop bent ingelogd. Google is zelf verantwoordelijk voor deze verwerking.

Rechtsgrond is uw toestemming volgens § 25 lid 1 TDDDG en art. 6 lid 1 sub a AVG. Het doel is het tonen van videocontent, bijvoorbeeld product- en trainingsvideo's. Doorgifte aan Google LLC in de VS kan niet worden uitgesloten; Google LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de cookie-instellingen van onze website. Meer informatie: https://policies.google.com/privacy.

VI. Nieuwsbrief en e-mailverzending

1. Beschrijving en omvang

Op onze website kunt u zich abonneren op een gratis nieuwsbrief. Daarbij verwerken wij de gegevens uit het invoerformulier, met name uw e-mailadres en in voorkomend geval naam en bedrijf, alsmede het IP-adres en het tijdstip van aanmelding.

Voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en andere e-mailingen gebruiken wij de diensten Mailchimp van The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, VS, en Brevo van Brevo SAS, 17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankrijk. Beide aanbieders verwerken de gegevens in onze opdracht als verwerker; met beide zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. De gegevens worden niet aan derden voor hun eigen doeleinden doorgegeven.

Onze nieuwsbrieven kunnen trackingpixels en gepersonaliseerde links bevatten. Daarmee zien wij of en wanneer een nieuwsbrief is geopend en op welke links is geklikt. Deze analyse helpt ons onze nieuwsbrieven te verbeteren en af te stemmen op de interesses van onze lezers.

2. Rechtsgrond

Rechtsgrond voor verzending en analyse is uw toestemming volgens art. 6 lid 1 sub a AVG. IP-adres en tijdstip van aanmelding slaan wij op om uw toestemming te kunnen aantonen en misbruik te voorkomen (art. 6 lid 1 sub f AVG).

3. Doorgifte naar derde landen

Mailchimp verwerkt gegevens in de VS. The Rocket Science Group LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; voor de doorgifte bestaat daarmee een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Brevo is gevestigd in de Europese Unie; voor zover Brevo subverwerkers in derde landen inschakelt, met name in de VS en India, berust de doorgifte op EU-modelcontractbepalingen.

4. Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard zolang het abonnement actief is. Na afmelding bewaren wij uw e-mailadres alleen op een blokkeerlijst voor zover dit nodig is om toekomstige verzendingen te voorkomen, en het bewijs van toestemming alleen voor zover dit nodig is ter verweer tegen vorderingen.

5. Intrekking

U kunt de nieuwsbrief op elk moment opzeggen en daarmee uw toestemming, inclusief voor de analyse, intrekken. Elke nieuwsbrief bevat hiervoor een afmeldlink. U kunt zich ook afmelden per e-mail aan info@~@linear.de.

VII. Registratie en klantaccount

1. Beschrijving en omvang

U kunt zich op onze website registreren om toegang te krijgen tot bepaalde content en diensten, bijvoorbeeld downloads. Daarbij verwerken wij de volgende gegevens:

• voornaam en achternaam
• e-mailadres
• bedrijf
• straat, postcode, plaats en land
• telefoonnummer
• IP-adres en datum en tijd van registratie

Gegevens worden alleen aan derden doorgegeven voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van de gevraagde diensten of de uitvoering van een overeenkomst, of als u toestemming hebt gegeven.

2. Rechtsgrond en doel

De registratie is noodzakelijk voor het aanbieden van bepaalde content en diensten. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG voor zover de registratie dient voor de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, en anders uw toestemming volgens art. 6 lid 1 sub a AVG. IP-adres en datum en tijd dienen ter voorkoming van misbruik; rechtsgrond hiervoor is art. 6 lid 1 sub f AVG.

3. Bewaartermijn

De gegevens worden verwijderd zodra u uw registratie opheft, tenzij wettelijke bewaarplichten zich daartegen verzetten.

4. Wijziging en verwijdering

U kunt uw gegevens op elk moment in uw gebruikersprofiel wijzigen. Verwijdering van uw account kunt u aanvragen per e-mail aan info@~@linear.de of per post aan LINEAR GmbH, Im Süsterfeld 20, 52072 Aachen, Duitsland.

5. E-learningplatforms

Voor ons e-learningaanbod gebruiken wij twee leerplatforms op basis van LearnWorlds, die op onze website zijn gelinkt. Aanbieder van de platformsoftware is LearnWorlds (CY) Ltd., Gladstonos 120, Foloune Building, 2nd Floor, B1, 3032 Limassol, Cyprus, die de gegevens in onze opdracht als verwerker verwerkt. Gegevens worden pas aan een platform doorgegeven als u een link daarnaartoe volgt. Welke gegevens bij registratie en gebruik van de leerplatforms worden verwerkt, lichten wij toe in de daar beschikbare privacy-informatie. LearnWorlds schakelt ook subverwerkers in de VS in; doorgiften berusten op het EU-US Data Privacy Framework of EU-modelcontractbepalingen.

VIII. Contactformulier, aanvraag van een proefversie en contact per e-mail

1. Beschrijving en omvang

Op onze website staan formulieren waarmee u contact met ons kunt opnemen of een proefversie van onze software kunt aanvragen. De in het formulier ingevoerde gegevens worden aan ons doorgegeven en opgeslagen, met name:

• voornaam en achternaam
• bedrijf
• postcode
• e-mailadres
• telefoonnummer
• inhoud van uw bericht of aanvraag

Op het moment van verzending slaan wij daarnaast het IP-adres en de datum en tijd op. U kunt ook per e-mail contact met ons opnemen; in dat geval verwerken wij de met de e-mail verstrekte gegevens.

2. Rechtsgrond en doel

Wij verwerken de gegevens om uw aanvraag te behandelen en te beantwoorden en u in voorkomend geval een proefversie te verstrekken. Is uw aanvraag gericht op het sluiten van een overeenkomst of dient zij precontractuele maatregelen, zoals bij de aanvraag van een proefversie, dan is de rechtsgrond art. 6 lid 1 sub b AVG. In andere gevallen is de rechtsgrond art. 6 lid 1 sub f AVG; ons gerechtvaardigd belang ligt in het beantwoorden van uw aanvraag. IP-adres en datum en tijd dienen ter voorkoming van misbruik van de formulieren (art. 6 lid 1 sub f AVG).

3. Bewaartermijn

Wij verwijderen de gegevens zodra uw aanvraag definitief is afgehandeld en er geen wettelijke bewaarplichten bestaan. Leidt uw aanvraag tot een contractuele relatie, dan gelden de daarvoor geldende bewaartermijnen. De bij verzending aanvullend verzamelde gegevens verwijderen wij uiterlijk na zeven dagen.

4. Bezwaar

Voor zover de verwerking berust op art. 6 lid 1 sub f AVG, kunt u daartegen te allen tijde bezwaar maken, bijvoorbeeld per e-mail aan info@~@linear.de. In dat geval kan de communicatie niet worden voortgezet.

IX. Rechten van de betrokkene

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, bent u betrokkene in de zin van de AVG en hebt u tegenover de verwerkingsverantwoordelijke de volgende rechten:

1. Recht van inzage (art. 15 AVG)

U kunt een bevestiging vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken. Is dat het geval, dan hebt u recht op inzage in deze gegevens en met name op informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën gegevens, de ontvangers, de beoogde bewaartermijn, uw rechten, de herkomst van de gegevens, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming en passende waarborgen bij doorgifte naar een derde land.

2. Recht op rectificatie (art. 16 AVG)

U hebt het recht om onverwijld rectificatie van onjuiste gegevens of aanvulling van onvolledige gegevens te verkrijgen.

3. Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG)

U kunt wissing van uw gegevens verlangen, met name als zij niet meer nodig zijn voor de doeleinden, u uw toestemming hebt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is, u terecht bezwaar hebt gemaakt of de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt. Dit recht geldt niet voor zover de verwerking met name noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

4. Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)

U kunt beperking van de verwerking verlangen als u de juistheid van de gegevens betwist, de verwerking onrechtmatig is en u beperking in plaats van wissing verlangt, wij de gegevens niet meer nodig hebben maar u ze nodig hebt voor een rechtsvordering, of u bezwaar hebt gemaakt en nog niet vaststaat of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen.

5. Kennisgevingsplicht (art. 19 AVG)

Als u rectificatie, wissing of beperking hebt verlangd, stellen wij alle ontvangers aan wie uw gegevens zijn verstrekt daarvan in kennis, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt. U hebt het recht om over deze ontvangers te worden geïnformeerd.

6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)

U hebt het recht de gegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, voor zover de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt.

7. Recht van bezwaar (art. 21 AVG)

U hebt het recht om te allen tijde, op grond van met uw specifieke situatie verband houdende redenen, bezwaar te maken tegen de verwerking van u betreffende gegevens op basis van art. 6 lid 1 sub e of f AVG. Wij verwerken de gegevens dan niet langer, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, of de verwerking dient voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u te allen tijde zonder opgave van redenen bezwaar maken.

8. Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG)

U kunt een gegeven toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. De rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking blijft onverlet.

9. Geautomatiseerde individuele besluitvorming (art. 22 AVG)

Er vindt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

10. Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (art. 77 AVG)

Onverminderd andere rechtsmiddelen hebt u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit is de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Duitsland.

Voor de uitoefening van uw rechten volstaat een informele mededeling aan de in paragraaf I genoemde contactgegevens.

Deze Nederlandse versie dient ter informatie. In geval van twijfel is de Duitse versie leidend.

X. Telefoongesprekken: opname, transcriptie en samenvatting met behulp van AI

1. Omvang en doel van de verwerking

Met uw voorafgaande toestemming nemen wij telefoongesprekken op en laten wij deze met behulp van kunstmatige intelligentie automatisch uitschrijven en samenvatten. Dit kan bijvoorbeeld gesprekken betreffen in het kader van advies, verkoop, klantenservice, support of samenwerking met zakenpartners.

De verwerking dient om uw verzoek, de besproken informatie en de afgesproken vervolgstappen betrouwbaar te documenteren en af te handelen. Het volledige transcript gebruiken wij bovendien om latere vragen of onduidelijkheden over de inhoud van het gesprek op te helderen, voor zover de samenvatting daarvoor niet volstaat.

Daarbij verwerken wij uw stem en de in het gesprek verstrekte informatie, bijvoorbeeld uw naam, contactgegevens, gegevens over uw bedrijf en de inhoud van uw verzoek. Daarnaast verwerken wij het daaruit gemaakte transcript, de samenvatting en het bewijs van uw toestemming.

De samenvatting wordt gekoppeld aan het betreffende dossier in ons klantbeheer- of ticketsysteem. Daar dient zij voor de verdere afhandeling, de traceerbaarheid van eerdere dossiers en het beantwoorden van latere klantvragen over de gespreks- en supportgeschiedenis. Audio-opnamen en volledige transcripten worden niet in dit systeem overgenomen.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, in de zin van art. 22 AVG plaats. De samenvattingen dienen uitsluitend als werkbasis voor onze medewerkers.

2. Rechtsgronden en vrijwilligheid

Rechtsgrond voor de opname en de AI-ondersteunde transcriptie en samenvatting, inclusief de tijdelijke opslag van audio-opname en transcript, is uw toestemming volgens art. 6 lid 1 sub a AVG.

Uw toestemming is vrijwillig. Als u geen toestemming geeft, zetten wij het gesprek voort zonder opname en zonder AI-ondersteunde transcriptie of samenvatting. Weigering heeft voor u geen nadelige gevolgen.

De verdere opslag en het gebruik van de samenvatting als dossierdocumentatie in ons klantbeheer- of ticketsysteem berust op art. 6 lid 1 sub b AVG, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of uw bedrijf of voor precontractuele maatregelen, en verder op art. 6 lid 1 sub f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat in traceerbare klantenservice, de afhandeling van samenhangende dossiers en het beantwoorden van latere vragen over eerdere ondersteuning.

3. Ontvangers en ingeschakelde dienstverleners

Toegang tot de gegevens hebben de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling en documentatie van het betreffende verzoek, en de voor de technische werking noodzakelijke beheerders.

De audio-opname wordt opgeslagen op onze telefooncentrale in onze eigen ruimten. Voor de ondersteuning en het onderhoud op afstand van de telefooncentrale maken wij gebruik van X.CILIO Systemhaus GmbH, Pascalstraße 15, 52076 Aachen, Duitsland, als verwerker. In het kader van deze werkzaamheden kan toegang tot opnamen, transcripten en samenvattingen plaatsvinden.

Voor de dienst voor toegang en beheer op afstand van de telefooncentrale worden diensten van Xiamen Yeastar Digital Technology Co., Ltd., Building C09, Software Park Phase III, Xiamen 361024, China, gebruikt.

Voor de automatische transcriptie wordt de audio doorgegeven aan Amazon Web Services (AWS). Vervolgens ontvangt Microsoft Azure OpenAI Service het transcript om de samenvatting te maken. Daarbij worden ook de voor de verwerking noodzakelijke instructies aan het AI-systeem (prompts) verwerkt. Voor onze installatie zijn AWS en Microsoft Azure OpenAI Service ingesteld op datacenters in de Europese Unie.

4. Doorgifte naar derde landen

Amazon Web Services en Microsoft zijn bedrijven met (moeder)vestiging in de VS. Ondanks verwerking in Europese datacenters kan toegang vanuit de VS niet worden uitgesloten. Voor de VS bestaat een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-US Data Privacy Framework); Amazon Web Services en Microsoft zijn onder dit kader gecertificeerd.

In het kader van de toegang op afstand door Yeastar kunnen persoonsgegevens naar China worden doorgegeven of van daaruit worden ingezien. Voor China bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. De doorgifte berust op de EU-modelcontractbepalingen volgens art. 46 lid 2 sub c AVG. Informatie over de contractuele waarborgen staat in de verwerkersovereenkomst van Yeastar op https://www.yeastar.com/p-series-ae-dpa/. Een kopie van de voor onze verwerking relevante waarborgen kunt u opvragen via de in paragraaf I genoemde contactgegevens.

5. Bewaartermijn

Voor de cloudverwerking en de lokale opslag gelden verschillende maximumtermijnen. Voor zover persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het betreffende doel of een gerechtvaardigd verzoek tot wissing bestaat, worden zij eerder verwijderd.

a) Cloudverwerking

De naar de clouddiensten doorgegeven audiostreams worden na de verwerking niet verder opgeslagen. Transcripten, prompts en samenvattingen worden daar maximaal zeven dagen bewaard. Technische en beveiligingsgerelateerde logs worden maximaal 30 dagen bewaard. Deze logs dienen de betrouwbare en veilige werking van de gebruikte diensten.

b) Lokale opslag op onze telefooncentrale

Lokaal opgeslagen audio-opnamen verwijderen wij na geslaagde transcriptie en samenvatting, uiterlijk zeven dagen na het aanmaken ervan. Volledige transcripten en lokaal opgeslagen samenvattingen verwijderen wij uiterlijk twaalf maanden na het gesprek.

Bij een opslagbezetting van 80 procent kunnen oudere lokale gegevens al vóór het verstrijken van deze maximumtermijnen automatisch worden verwijderd. De termijnen vormen daarom geen garantie dat de gegevens gedurende de gehele periode beschikbaar blijven.

c) Samenvattingen in het klantbeheer- of ticketsysteem

De in ons klantbeheer- of ticketsysteem overgenomen samenvatting valt onder een afzonderlijk verwijderingsbeleid. De lokale verwijdertermijnen van de telefooncentrale bepalen niet de bewaring in dat systeem.

Wij bewaren de samenvatting voor zover zij nodig is voor de afhandeling van het dossier of de verdere klantenservice. Bepalend zijn met name openstaande of terugkerende verzoeken, de blijvende relevantie van gedocumenteerde oplossingen en afspraken en bestaande documentatieverplichtingen. Vervalt deze noodzaak, dan verwijderen wij de persoonsgebonden inhoud, voor zover geen wettelijke bewaarplichten of concreet benodigde bewijzen voor rechtsvorderingen zich daartegen verzetten. Het voortbestaan van een klantrelatie leidt op zichzelf niet tot onbeperkte opslag van alle gespreksamenvattingen.

d) Bewijs van toestemming

Het bewijs van uw toestemming bewaren wij zolang de daarop gebaseerde verwerking duurt. Daarna bewaren wij het alleen voor zover en zolang dit nodig is voor wettelijke bewijsplichten of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. Vervalt deze noodzaak, dan verwijderen wij het bewijs.

6. Intrekking van uw toestemming

U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Tijdens het gesprek volstaat een mededeling aan uw gesprekspartner bij LINEAR. Na het gesprek kunt u uw intrekking telefonisch doorgeven op +49 241 889 80 10 of per e-mail aan info@~@linear.de.

Bij intrekking beëindigen wij de op uw toestemming gebaseerde verwerking en verwijderen wij de betreffende gegevens, voor zover geen andere rechtsgrond de verdere opslag toestaat of vereist. De rechtmatigheid van de verwerking tot de intrekking blijft onverlet.

Een reeds in ons klantbeheer- of ticketsysteem overgenomen samenvatting kan verder worden bewaard voor zover dit op grond van de onder punt 2 beschreven zelfstandige rechtsgrond noodzakelijk en toegestaan is. De intrekking alleen leidt daarom niet automatisch tot verwijdering van de volledige dossierdocumentatie. Uw rechten op wissing en bezwaar blijven onverlet.

Het gesprek en de afhandeling van uw verzoek kunnen te allen tijde zonder opname en AI-ondersteunde documentatie worden voortgezet.

7. Uw rechten

De gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming vindt u in paragraaf I van deze privacyverklaring. Uw rechten, met name op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, eventueel overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar, alsmede uw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, worden toegelicht in paragraaf IX.

Voor zover wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigde belangen, kunt u om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen deze verwerking.