Polityka prywatności zgodnie z RODO

Stan na: 29 października 2026 r.

I. Nazwa i adres administratora

Administratorem w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), innych krajowych przepisów o ochronie danych państw członkowskich oraz pozostałych przepisów o ochronie danych jest:

LINEAR GmbH
Im Süsterfeld 20
52072 Aachen
Niemcy
Tel.: +49 241 8898010
E-mail: dsb@~@linear.eu
Strona internetowa: www.linear.eu
Osoba kontaktowa w zarządzie: Jürgen Frantzen

Nazwa i adres inspektora ochrony danych

Inspektorem ochrony danych administratora jest:

Dipl.-Ing. Dragan Stanković
ido stanković
Lütticher Straße 7
52064 Aachen
Niemcy
Tel.: +49 241 5903360
E-mail: info@~@ido-stankovic.de
Strona internetowa: www.ido-stankovic.de

II. Informacje ogólne o przetwarzaniu danych

1. Zakres przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia działającej strony internetowej, naszych treści i usług oraz do komunikacji z Państwem, gdy zezwala na to przepis prawa lub gdy wyrazili Państwo zgodę.

2. Podstawy prawne

Jeżeli uzyskujemy zgodę, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlegamy, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Jeżeli jest niezbędne do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów lub interesów osoby trzeciej, a Państwa interesy, podstawowe prawa i wolności nie są nadrzędne, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przechowywanie informacji na Państwa urządzeniu lub dostęp do informacji już tam przechowywanych (np. plików cookie) odbywa się zgodnie z § 25 ust. 1 niemieckiej ustawy o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych (TDDDG) wyłącznie za Państwa zgodą, chyba że jest to bezwzględnie niezbędne do świadczenia usługi, której wyraźnie Państwo zażądali (§ 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG).

3. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

W naszej firmie dostęp do Państwa danych mają tylko te działy, które potrzebują ich do realizacji danych celów. Do obsługi naszej strony internetowej i systemów korzystamy z usługodawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i zgodnie z naszymi poleceniami (podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO). Usługodawców szczególnie istotnych dla poszczególnych operacji przetwarzania wskazujemy w odpowiednich sekcjach.

4. Przekazywanie do państw trzecich

Jeżeli przekazujemy dane do państw spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, następuje to wyłącznie, gdy istnieje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) lub zapewniono odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne UE (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). W odniesieniu do USA istnieje decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony dla przedsiębiorstw certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework. Szczegóły podajemy w odpowiednich sekcjach.

5. Usuwanie danych i okres przechowywania

Usuwamy dane osobowe lub ograniczamy ich przetwarzanie, gdy tylko ustanie cel ich przechowywania. Dłuższe przechowywanie następuje wyłącznie, jeżeli istnieją ustawowe obowiązki przechowywania (np. wynikające z prawa handlowego i podatkowego) lub dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

III. Udostępnianie strony internetowej i tworzenie plików dziennika

1. Opis i zakres przetwarzania danych

Przy każdym wywołaniu naszej strony serwer automatycznie rejestruje informacje przekazywane przez Państwa przeglądarkę:

• adres IP urządzenia wysyłającego żądanie
• data i godzina dostępu
• wywołana strona lub plik
• strona, z której nastąpiło przejście (referrer)
• typ i wersja przeglądarki, system operacyjny

Dane te są zapisywane w plikach dziennika. Nie są łączone z innymi danymi osobowymi. Nasza strona jest obsługiwana przez dostawcę usług hostingowych działającego jako podmiot przetwarzający.

2. Podstawa prawna i cel

Tymczasowe przetwarzanie adresu IP jest niezbędne, aby dostarczyć stronę na Państwa urządzenie. Pliki dziennika służą zapewnieniu funkcjonalności, stabilności i bezpieczeństwa naszych systemów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w tych celach leży nasz prawnie uzasadniony interes. Dane nie są analizowane w celach marketingowych.

3. Okres przechowywania

Dane służące dostarczeniu strony są usuwane po zakończeniu sesji. Pliki dziennika są usuwane najpóźniej po siedmiu dniach lub anonimizowane w taki sposób, że nie można ich przypisać do urządzenia.

4. Prawo sprzeciwu

Rejestrowanie tych danych jest niezbędne do działania strony. Z tego względu nie ma możliwości wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w ramach dostarczania strony.

IV. Pliki cookie i zarządzanie zgodami

1. Opis i zakres

Pliki cookie to małe pliki tekstowe zapisywane w przeglądarce Państwa urządzenia. Stosujemy technicznie niezbędne pliki cookie, bez których niektóre funkcje strony nie mogłyby działać, np. do ustawień językowych, logowania i pobierania chronionych plików oraz do zapisania Państwa ustawień cookie. Ponadto stosujemy pliki cookie i podobne technologie w celach analitycznych, ale wyłącznie za Państwa zgodą (zob. sekcja V).

Przy pierwszej wizycie na naszej stronie baner prosi o zgodę na nieniezbędne pliki cookie i usługi. Państwa wybór jest zapisywany w pliku cookie, abyśmy mogli go uwzględnić podczas kolejnych wizyt.

Osadzone treści podmiotów trzecich, w szczególności filmy YouTube, są również ładowane dopiero po udzieleniu zgody (zob. sekcja V pkt 7).

2. Podstawa prawna

Technicznie niezbędne pliki cookie stosujemy na podstawie § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO; nasz prawnie uzasadniony interes polega na przyjaznym i bezpiecznym udostępnianiu strony. Wszystkie pozostałe pliki cookie i usługi stosujemy wyłącznie na podstawie Państwa zgody zgodnie z § 25 ust. 1 TDDDG i art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Okres przechowywania, wycofanie zgody i usunięcie

Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość lub zmienić swój wybór, ponownie otwierając ustawienia cookie na naszej stronie. Ponadto mogą Państwo w każdej chwili usunąć pliki cookie w przeglądarce lub ograniczyć ich zapisywanie. W przypadku wyłączenia niezbędnych plików cookie niektóre funkcje strony mogą być niedostępne.

V. Google Tag Manager, Google Analytics 4 i YouTube

1. Opis i zakres

Korzystamy z Google Tag Manager i Google Analytics 4 dostarczanych przez Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia („Google”).

Google Tag Manager to narzędzie, za pomocą którego zarządzamy kodami pomiarowymi (tagami) na naszej stronie. Samo narzędzie nie zapisuje plików cookie ani nie analizuje danych o korzystaniu. Podczas ładowania Tag Managera Państwa adres IP może jednak zostać przekazany do Google.

Google Analytics 4 to usługa analityki internetowej, za pomocą której oceniamy korzystanie z naszej strony. Za Państwa zgodą przetwarzane są w szczególności następujące dane:

• wyświetlone strony i czas pobytu
• interakcje na stronach, np. kliknięcia, głębokość przewijania, pobrania i korzystanie z formularzy
• przybliżona lokalizacja (kraj, region, miasto) ustalona na podstawie adresu IP
• informacje techniczne, takie jak przeglądarka, system operacyjny, typ urządzenia i rozdzielczość ekranu
• źródło wizyty (referrer, kampania)
• losowo wygenerowany identyfikator umożliwiający rozpoznanie Państwa przeglądarki przy kolejnych wizytach

Google Analytics 4 nie przechowuje pełnych adresów IP. Google przetwarza dane w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający; z Google zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych.

2. Podstawa prawna

Google Analytics 4 stosujemy wyłącznie na podstawie Państwa zgody zgodnie z § 25 ust. 1 TDDDG i art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jeżeli Google Tag Manager jest ładowany przed udzieleniem zgody w celu realizacji Państwa wyboru w banerze cookie, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; nasz prawnie uzasadniony interes polega na sprawnym i zgodnym z udzielonymi zgodami zarządzaniu usługami stosowanymi na stronie.

3. Cel

Analiza pomaga nam zrozumieć, jak korzysta się z naszej strony, ulepszać treści i funkcje oraz mierzyć skuteczność naszej oferty, np. zapytań o wersje próbne.

4. Przekazywanie do państw trzecich

Nie można wykluczyć przekazania danych do Google LLC w USA. Google LLC jest certyfikowana w ramach EU-US Data Privacy Framework; dla przekazania istnieje zatem decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

5. Okres przechowywania

Dane na poziomie użytkowników i zdarzeń przechowywane w Google Analytics 4 są automatycznie usuwane najpóźniej po 14 miesiącach. Pliki cookie Google Analytics są przechowywane w Państwa przeglądarce do dwóch lat, o ile nie usuną ich Państwo wcześniej.

6. Wycofanie zgody

Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość w ustawieniach cookie na naszej stronie. Więcej informacji znajdą Państwo w polityce prywatności Google: https://policies.google.com/privacy.

7. Filmy YouTube

Na niektórych stronach osadzamy filmy z platformy YouTube, prowadzonej przez Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Filmy są ładowane dopiero po udzieleniu przez Państwa zgody. Podczas ładowania do Google przekazywane są w szczególności Państwa adres IP, odwiedzana strona oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce; Google może zapisywać pliki cookie i powiązać dane z Państwa kontem Google, jeżeli są Państwo zalogowani. Za to przetwarzanie odpowiada samodzielnie Google.

Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z § 25 ust. 1 TDDDG i art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Celem jest wyświetlanie treści wideo, np. filmów produktowych i szkoleniowych. Nie można wykluczyć przekazania danych do Google LLC w USA; Google LLC jest certyfikowana w ramach EU-US Data Privacy Framework. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę w ustawieniach cookie na naszej stronie. Więcej informacji: https://policies.google.com/privacy.

VI. Newsletter i wysyłka wiadomości e-mail

1. Opis i zakres

Na naszej stronie mogą Państwo zapisać się na bezpłatny newsletter. Przetwarzamy przy tym dane z formularza, w szczególności adres e-mail oraz ewentualnie imię i nazwisko i firmę, a także adres IP i czas zapisu.

Do wysyłki naszych newsletterów i innych wiadomości e-mail korzystamy z usług Mailchimp firmy The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA, oraz Brevo firmy Brevo SAS, 17 rue Salneuve, 75017 Paris, Francja. Obaj dostawcy przetwarzają dane w naszym imieniu jako podmioty przetwarzające; z obydwoma zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych. Dane nie są przekazywane osobom trzecim do ich własnych celów.

Nasze newslettery mogą zawierać piksele śledzące i spersonalizowane linki. Dzięki temu widzimy, czy i kiedy newsletter został otwarty oraz które linki kliknięto. Analiza ta pomaga nam ulepszać newslettery i dostosowywać je do zainteresowań czytelników.

2. Podstawa prawna

Podstawą prawną wysyłki i analizy jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Adres IP i czas zapisu przechowujemy, aby móc wykazać udzielenie zgody i zapobiegać nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Przekazywanie do państw trzecich

Mailchimp przetwarza dane w USA. The Rocket Science Group LLC jest certyfikowana w ramach EU-US Data Privacy Framework; dla przekazania istnieje zatem decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony. Brevo ma siedzibę w Unii Europejskiej; w zakresie, w jakim Brevo korzysta z podmiotów podprzetwarzających w państwach trzecich, w szczególności w USA i Indiach, przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE.

4. Okres przechowywania

Państwa dane są przechowywane, dopóki subskrypcja jest aktywna. Po wypisaniu się przechowujemy adres e-mail wyłącznie na liście blokad w zakresie niezbędnym do zapobieżenia kolejnym wysyłkom, a dowód zgody tylko w zakresie niezbędnym do obrony przed roszczeniami.

5. Wycofanie zgody

Mogą Państwo w każdej chwili zrezygnować z newslettera i tym samym wycofać zgodę, w tym na analizę. W tym celu każdy newsletter zawiera link do wypisania się. Można również wypisać się, pisząc na adres info@~@linear.de.

VII. Rejestracja i konto klienta

1. Opis i zakres

Mogą Państwo zarejestrować się na naszej stronie, aby uzyskać dostęp do określonych treści i usług, np. plików do pobrania. Przetwarzamy przy tym następujące dane:

• imię i nazwisko
• adres e-mail
• firma
• ulica, kod pocztowy, miejscowość i kraj
• numer telefonu
• adres IP oraz data i godzina rejestracji

Dane są przekazywane osobom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia zamówionych usług lub wykonania umowy albo jeżeli wyrazili Państwo zgodę.

2. Podstawa prawna i cel

Rejestracja jest niezbędna do udostępnienia określonych treści i usług. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile rejestracja służy wykonaniu umowy lub działaniom przed jej zawarciem, w pozostałym zakresie Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Adres IP oraz data i godzina służą ochronie przed nadużyciami; podstawą prawną jest tu art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Okres przechowywania

Dane są usuwane, gdy tylko anulują Państwo rejestrację, o ile nie sprzeciwiają się temu ustawowe obowiązki przechowywania.

4. Zmiana i usunięcie

Mogą Państwo w każdej chwili zmienić swoje dane w profilu użytkownika. Usunięcia konta można zażądać e-mailem na adres info@~@linear.de lub pocztą: LINEAR GmbH, Im Süsterfeld 20, 52072 Aachen, Niemcy.

5. Platformy e-learningowe

Na potrzeby naszej oferty e-learningowej prowadzimy dwie platformy edukacyjne oparte na LearnWorlds, do których linki znajdują się na naszej stronie. Dostawcą oprogramowania platformy jest LearnWorlds (CY) Ltd., Gladstonos 120, Foloune Building, 2nd Floor, B1, 3032 Limassol, Cypr, która przetwarza dane w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający. Dane są przekazywane na platformę dopiero wtedy, gdy klikną Państwo link do niej. Jakie dane są przetwarzane podczas rejestracji i korzystania z platform edukacyjnych, wyjaśniamy w udostępnionych tam informacjach o ochronie danych. LearnWorlds korzysta również z podmiotów podprzetwarzających w USA; przekazanie odbywa się na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych UE.

VIII. Formularz kontaktowy, zapytanie o wersję próbną i kontakt e-mailowy

1. Opis i zakres

Na naszej stronie dostępne są formularze, za pomocą których mogą Państwo skontaktować się z nami lub zamówić wersję próbną naszego oprogramowania. Dane wprowadzone w formularzu są przekazywane do nas i zapisywane, w szczególności:

• imię i nazwisko
• firma
• kod pocztowy
• adres e-mail
• numer telefonu
• treść wiadomości lub zapytania

W chwili wysłania zapisujemy ponadto adres IP oraz datę i godzinę. Mogą Państwo również skontaktować się z nami e-mailem; wówczas przetwarzamy dane przekazane w wiadomości.

2. Podstawa prawna i cel

Przetwarzamy dane, aby rozpatrzyć zapytanie, odpowiedzieć na nie i w razie potrzeby udostępnić wersję próbną. Jeżeli zapytanie zmierza do zawarcia umowy lub służy działaniom przed jej zawarciem, jak w przypadku zapytania o wersję próbną, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W pozostałych przypadkach podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; nasz prawnie uzasadniony interes polega na udzieleniu odpowiedzi. Adres IP oraz data i godzina służą ochronie formularzy przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Okres przechowywania

Usuwamy dane, gdy zapytanie zostanie ostatecznie załatwione i nie istnieją ustawowe obowiązki przechowywania. Jeżeli zapytanie prowadzi do stosunku umownego, obowiązują właściwe dla niego okresy przechowywania. Dane dodatkowo zebrane przy wysyłce usuwamy najpóźniej po siedmiu dniach.

4. Sprzeciw

W zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw, np. e-mailem na adres info@~@linear.de. W takim przypadku kontynuowanie komunikacji nie jest możliwe.

IX. Prawa osoby, której dane dotyczą

Jeżeli przetwarzane są Państwa dane osobowe, są Państwo osobą, której dane dotyczą, w rozumieniu RODO i przysługują Państwu wobec administratora następujące prawa:

1. Prawo dostępu (art. 15 RODO)

Mogą Państwo żądać potwierdzenia, czy przetwarzamy dotyczące Państwa dane osobowe. Jeżeli tak, mają Państwo prawo dostępu do tych danych, w szczególności do informacji o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, planowanym okresie przechowywania, przysługujących prawach, źródle danych, istnieniu zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz odpowiednich zabezpieczeniach przy przekazaniu do państwa trzeciego.

2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Mają Państwo prawo żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Mogą Państwo żądać usunięcia danych, w szczególności gdy nie są już niezbędne do celów, wycofali Państwo zgodę i brak innej podstawy prawnej, skutecznie wnieśli Państwo sprzeciw lub dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to nie przysługuje, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne w szczególności do wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania, jeżeli kwestionują Państwo prawidłowość danych, przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia żądają Państwo ograniczenia, nie potrzebujemy już danych, ale są one Państwu potrzebne do dochodzenia roszczeń, lub wnieśli Państwo sprzeciw i nie ustalono jeszcze, czy nasze prawnie uzasadnione podstawy są nadrzędne.

5. Obowiązek powiadomienia (art. 19 RODO)

Jeżeli zażądali Państwo sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, informujemy o tym wszystkich odbiorców, którym ujawniono Państwa dane, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Mają Państwo prawo uzyskać informacje o tych odbiorcach.

6. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Mają Państwo prawo otrzymać dostarczone nam dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przesłać je innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

7. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)

Mają Państwo prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO. Wówczas nie przetwarzamy już tych danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Państwa interesów lub przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego mogą Państwo wnieść sprzeciw w każdej chwili bez podawania przyczyn.

8. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Mogą Państwo w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę ze skutkiem na przyszłość. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach (art. 22 RODO)

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO)

Bez uszczerbku dla innych środków prawnych mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Organem nadzorczym właściwym dla nas jest Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Niemcy.

Do wykonania przysługujących Państwu praw wystarczy nieformalna wiadomość na dane kontaktowe wskazane w sekcji I.

Polska wersja ma charakter informacyjny. W razie wątpliwości rozstrzygająca jest wersja niemiecka.

X. Rozmowy telefoniczne: nagrywanie, transkrypcja i podsumowanie z wykorzystaniem AI

1. Zakres i cel przetwarzania

Za Państwa uprzednią zgodą nagrywamy rozmowy telefoniczne oraz automatycznie je transkrybujemy i podsumowujemy z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Może to dotyczyć na przykład rozmów w ramach doradztwa, sprzedaży, obsługi klienta, wsparcia technicznego lub współpracy z partnerami biznesowymi.

Przetwarzanie służy rzetelnemu dokumentowaniu i realizacji Państwa sprawy, omówionych informacji oraz uzgodnionych dalszych kroków. Pełną transkrypcję wykorzystujemy ponadto do wyjaśniania późniejszych pytań lub niejasności dotyczących treści rozmowy, o ile podsumowanie nie jest do tego wystarczające.

Przetwarzamy przy tym Państwa głos oraz informacje przekazane w rozmowie, na przykład imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o firmie i treść sprawy. Ponadto przetwarzamy utworzoną na tej podstawie transkrypcję, podsumowanie oraz dowód udzielenia zgody.

Podsumowanie jest przypisywane do danej sprawy w naszym systemie zarządzania klientami lub systemie zgłoszeń. Służy tam dalszej realizacji, możliwości prześledzenia wcześniejszych spraw oraz odpowiadaniu na późniejsze zapytania klientów dotyczące historii rozmów i wsparcia. Nagrania audio i pełne transkrypcje nie są przenoszone do tego systemu.

Nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, w rozumieniu art. 22 RODO. Podsumowania służą wyłącznie jako podstawa pracy naszych pracowników.

2. Podstawy prawne i dobrowolność

Podstawą prawną nagrania oraz transkrypcji i podsumowania z wykorzystaniem AI, w tym czasowego przechowywania nagrania i transkrypcji, jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgoda jest dobrowolna. Jeżeli nie wyrażą Państwo zgody, kontynuujemy rozmowę bez nagrywania oraz bez transkrypcji i podsumowania z wykorzystaniem AI. Odmowa nie wiąże się dla Państwa z żadnymi negatywnymi konsekwencjami.

Dalsze przechowywanie i wykorzystywanie podsumowania jako dokumentacji sprawy w naszym systemie zarządzania klientami lub systemie zgłoszeń odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile jest to niezbędne do wykonania umowy z Państwem lub Państwa firmą albo do podjęcia działań przed zawarciem umowy, a w pozostałym zakresie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz prawnie uzasadniony interes polega na przejrzystej obsłudze klienta, realizacji powiązanych spraw i odpowiadaniu na późniejsze zapytania dotyczące dotychczasowej obsługi.

3. Odbiorcy i usługodawcy

Dostęp do danych mają pracownicy odpowiedzialni za realizację i dokumentację danej sprawy oraz osoby administrujące niezbędne do technicznej obsługi.

Nagranie audio jest przechowywane w naszej centrali telefonicznej w naszych własnych pomieszczeniach. Do obsługi i zdalnej konserwacji centrali telefonicznej korzystamy z X.CILIO Systemhaus GmbH, Pascalstraße 15, 52076 Aachen, Niemcy, jako podmiotu przetwarzającego. W ramach tych czynności może dojść do dostępu do nagrań, transkrypcji i podsumowań.

Do usługi zdalnego dostępu i zdalnego zarządzania centralą telefoniczną wykorzystywane są usługi Xiamen Yeastar Digital Technology Co., Ltd., Building C09, Software Park Phase III, Xiamen 361024, Chiny.

Do automatycznej transkrypcji nagranie audio jest przekazywane do Amazon Web Services (AWS). Następnie Microsoft Azure OpenAI Service otrzymuje transkrypcję w celu sporządzenia podsumowania. Przetwarzane są przy tym również niezbędne instrukcje dla systemu AI (prompty). W naszej instalacji AWS i Microsoft Azure OpenAI Service są skonfigurowane do korzystania z centrów danych w Unii Europejskiej.

4. Przekazywanie do państw trzecich

Amazon Web Services i Microsoft to przedsiębiorstwa z siedzibą (lub siedzibą spółki matki) w USA. Mimo przetwarzania w europejskich centrach danych nie można wykluczyć dostępu z USA. W odniesieniu do USA istnieje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework); Amazon Web Services i Microsoft są certyfikowane w tych ramach.

W ramach zdalnego dostępu Yeastar dane osobowe mogą być przekazywane do Chin lub przeglądane stamtąd. W odniesieniu do Chin brak decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Informacje o zabezpieczeniach umownych zawiera umowa powierzenia przetwarzania danych Yeastar dostępna pod adresem https://www.yeastar.com/p-series-ae-dpa/. Kopię zabezpieczeń właściwych dla naszego przetwarzania mogą Państwo uzyskać, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w sekcji I.

5. Okres przechowywania

Dla przetwarzania w chmurze i przechowywania lokalnego obowiązują różne maksymalne okresy. Jeżeli dane osobowe nie są już potrzebne do danego celu lub istnieje uzasadnione żądanie ich usunięcia, są usuwane wcześniej.

a) Przetwarzanie w chmurze

Strumienie audio przekazane do usług chmurowych nie są przechowywane po przetworzeniu. Transkrypcje, prompty i podsumowania są tam przechowywane maksymalnie przez siedem dni. Techniczne dzienniki i dzienniki bezpieczeństwa są przechowywane maksymalnie przez 30 dni. Dzienniki te służą niezawodnemu i bezpiecznemu działaniu wykorzystywanych usług.

b) Przechowywanie lokalne w naszej centrali telefonicznej

Lokalnie przechowywane nagrania audio usuwamy po pomyślnej transkrypcji i podsumowaniu, najpóźniej siedem dni po ich utworzeniu. Pełne transkrypcje i lokalnie przechowywane podsumowania usuwamy najpóźniej dwanaście miesięcy po rozmowie.

Po osiągnięciu 80 procent zajętości pamięci starsze dane lokalne mogą zostać automatycznie usunięte jeszcze przed upływem tych maksymalnych okresów. Okresy te nie stanowią zatem gwarancji, że dane pozostaną dostępne przez cały czas.

c) Podsumowania w systemie zarządzania klientami lub systemie zgłoszeń

Podsumowanie przeniesione do naszego systemu zarządzania klientami lub systemu zgłoszeń podlega odrębnej koncepcji usuwania. Lokalne okresy usuwania w centrali telefonicznej nie decydują o jego przechowywaniu w tym systemie.

Przechowujemy podsumowanie, dopóki jest ono potrzebne do realizacji sprawy lub dalszej obsługi klienta. Decydujące są w szczególności otwarte lub powtarzające się sprawy, utrzymujące się znaczenie udokumentowanych rozwiązań i ustaleń oraz istniejące obowiązki dokumentacyjne. Gdy potrzeba ta ustanie, usuwamy treści osobowe, o ile nie sprzeciwiają się temu ustawowe obowiązki przechowywania lub konkretnie wymagane dowody na potrzeby roszczeń. Samo trwanie relacji z klientem nie prowadzi do nieograniczonego przechowywania wszystkich podsumowań rozmów.

d) Dowody udzielenia zgody

Dowód udzielenia zgody przechowujemy przez czas trwania opartego na niej przetwarzania. Następnie przechowujemy go wyłącznie w zakresie i przez okres niezbędny do wypełnienia prawnych obowiązków dowodowych lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Gdy potrzeba ta ustanie, usuwamy dowód.

6. Wycofanie zgody

Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość. W trakcie rozmowy wystarczy poinformować o tym rozmówcę w LINEAR. Po rozmowie mogą Państwo złożyć oświadczenie o wycofaniu zgody telefonicznie pod numerem +49 241 889 80 10 lub e-mailem na adres info@~@linear.de.

W przypadku wycofania zgody kończymy przetwarzanie oparte na zgodzie i usuwamy odpowiednie dane, o ile inna podstawa prawna nie zezwala na ich dalsze przechowywanie lub go nie wymaga. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

Podsumowanie już przeniesione do naszego systemu zarządzania klientami lub systemu zgłoszeń może być nadal przechowywane, o ile jest to niezbędne i dopuszczalne na podstawie samodzielnej podstawy prawnej opisanej w punkcie 2. Samo wycofanie zgody nie prowadzi zatem automatycznie do usunięcia całej dokumentacji sprawy. Prawo do usunięcia danych i prawo sprzeciwu pozostają nienaruszone.

Rozmowa i realizacja Państwa sprawy mogą być w każdej chwili kontynuowane bez nagrywania i dokumentowania z wykorzystaniem AI.

7. Państwa prawa

Dane administratora i inspektora ochrony danych znajdą Państwo w sekcji I niniejszej polityki prywatności. Państwa prawa, w szczególności prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, ewentualnie przenoszenia danych i sprzeciwu, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, opisano w sekcji IX.

W zakresie, w jakim przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, mogą Państwo – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.